資產(chǎn)盤點(diǎn)是企業(yè)核實(shí)資產(chǎn)數(shù)量、位置、使用人和實(shí)際狀態(tài)的重要手段，也是保持賬面信息與實(shí)物情況一致的基礎(chǔ)工作。隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，土地房產(chǎn)、生產(chǎn)設(shè)備、辦公資產(chǎn)、低值易耗品和無形資產(chǎn)等資源不斷增加，傳統(tǒng)依靠Excel表格、紙質(zhì)清單和人工逐項(xiàng)核對(duì)的盤點(diǎn)方式，越來越難以滿足多組織、多區(qū)域和多類型資產(chǎn)的管理需求。
企業(yè)資產(chǎn)盤點(diǎn)智能化，并不是簡(jiǎn)單用二維碼替代紙質(zhì)表格，而是需要建立一套完整的管理機(jī)制：盤點(diǎn)前統(tǒng)一資產(chǎn)數(shù)據(jù)和管理標(biāo)準(zhǔn)，盤點(diǎn)中結(jié)合自動(dòng)規(guī)則與移動(dòng)核驗(yàn)提高效率，盤點(diǎn)后推動(dòng)異常處理、責(zé)任確認(rèn)和財(cái)務(wù)信息更新。只有盤點(diǎn)結(jié)果能夠進(jìn)入后續(xù)業(yè)務(wù)流程，企業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)狀態(tài)可查、變化可追溯和賬實(shí)信息一致。
用友BIP資產(chǎn)云將資產(chǎn)建檔、日常異動(dòng)、智能盤點(diǎn)、員工自助和財(cái)務(wù)協(xié)同連接起來，幫助企業(yè)從周期性人工清查，逐步走向規(guī)則化、移動(dòng)化和全員協(xié)同的資產(chǎn)盤點(diǎn)模式。
為什么傳統(tǒng)資產(chǎn)盤點(diǎn)容易出現(xiàn)效率低和結(jié)果不準(zhǔn)確？
傳統(tǒng)資產(chǎn)盤點(diǎn)通常由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一組織，工作人員攜帶資產(chǎn)清單到現(xiàn)場(chǎng)逐項(xiàng)查找和核對(duì)。資產(chǎn)數(shù)量較少時(shí)，這種方式尚可執(zhí)行；當(dāng)企業(yè)擁有多個(gè)分支機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)基地、辦公區(qū)域和倉(cāng)儲(chǔ)空間后，盤點(diǎn)范圍擴(kuò)大，人員協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)核驗(yàn)和結(jié)果匯總都會(huì)變得更加復(fù)雜。
更重要的是，盤點(diǎn)問題往往不只發(fā)生在盤點(diǎn)當(dāng)天。采購(gòu)系統(tǒng)、項(xiàng)目系統(tǒng)、庫(kù)存系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和各部門臺(tái)賬可能分別保存資產(chǎn)信息，同一項(xiàng)資產(chǎn)在不同系統(tǒng)中的名稱、編碼、位置和狀態(tài)也可能存在差異。資產(chǎn)發(fā)生領(lǐng)用、借用、調(diào)撥、維修或報(bào)廢后，如果相關(guān)信息沒有及時(shí)更新，盤點(diǎn)人員即使找到實(shí)物，也需要花費(fèi)大量時(shí)間判斷系統(tǒng)記錄為什么與現(xiàn)場(chǎng)情況不一致。
因此，資產(chǎn)盤點(diǎn)效率低并不完全是現(xiàn)場(chǎng)操作造成的，其背后通常反映出資產(chǎn)數(shù)據(jù)分散、日常變動(dòng)記錄不完整和部門之間協(xié)同不足等問題。要解決這些問題，企業(yè)需要把資產(chǎn)盤點(diǎn)放回資產(chǎn)全生命周期管理中，而不是把它作為一年一次或半年一次的獨(dú)立任務(wù)。
盤點(diǎn)智能化的第一步，是建立統(tǒng)一的資產(chǎn)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)
準(zhǔn)確盤點(diǎn)的前提，是系統(tǒng)中已經(jīng)存在完整、統(tǒng)一并且持續(xù)更新的資產(chǎn)信息。如果資產(chǎn)來源、分類標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任主體和存放位置不清楚，后續(xù)無論采用二維碼、RFID還是其他識(shí)別方式，都只能提高掃描速度，無法從根本上保證盤點(diǎn)結(jié)果準(zhǔn)確。
用友BIP資產(chǎn)云可以連接采購(gòu)、投資項(xiàng)目、庫(kù)存、驗(yàn)收和財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)。資產(chǎn)通過采購(gòu)到貨、項(xiàng)目移交、材料出庫(kù)、調(diào)撥入庫(kù)、租入或盤盈等方式形成后，可以在業(yè)務(wù)過程中完成建檔；歷史資產(chǎn)也可以通過手工錄入、Excel導(dǎo)入和系統(tǒng)對(duì)接等方式進(jìn)入統(tǒng)一資產(chǎn)信息庫(kù)。
針對(duì)土地房產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施、辦公資產(chǎn)和無形資產(chǎn)等不同類別，企業(yè)可以設(shè)置相應(yīng)的屬性和管理要素。統(tǒng)一數(shù)據(jù)后，管理者能夠動(dòng)態(tài)掌握資產(chǎn)數(shù)量、價(jià)值、位置、權(quán)屬、使用部門和運(yùn)行狀態(tài)，為盤點(diǎn)范圍確定和盤點(diǎn)任務(wù)下達(dá)提供基礎(chǔ)。
資產(chǎn)卡片則負(fù)責(zé)持續(xù)記錄資產(chǎn)在使用過程中的變化。領(lǐng)用、借用、調(diào)撥、維修、租賃、抵押、保險(xiǎn)、報(bào)廢和處置等業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)信息可以同步更新到資產(chǎn)履歷中。盤點(diǎn)人員看到的就不再是一張長(zhǎng)期不變的靜態(tài)臺(tái)賬，而是一項(xiàng)資產(chǎn)從形成、使用到退出的連續(xù)記錄。
這種數(shù)據(jù)基礎(chǔ)能夠減少盤點(diǎn)時(shí)臨時(shí)尋找信息和反復(fù)確認(rèn)的工作，也讓企業(yè)更容易判斷資產(chǎn)找不到、位置變化或責(zé)任人不一致的具體原因。
自動(dòng)盤點(diǎn)與移動(dòng)核驗(yàn)如何協(xié)同？
傳統(tǒng)盤點(diǎn)通常默認(rèn)所有資產(chǎn)都需要現(xiàn)場(chǎng)逐項(xiàng)確認(rèn)，但企業(yè)不同資產(chǎn)的管理風(fēng)險(xiǎn)和業(yè)務(wù)活躍程度并不相同。部分資產(chǎn)近期已經(jīng)產(chǎn)生運(yùn)行、點(diǎn)檢、維修或調(diào)撥記錄，其狀態(tài)可以通過業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行輔助判斷；另一些長(zhǎng)期沒有業(yè)務(wù)記錄或位置容易發(fā)生變化的資產(chǎn)，則需要人員重點(diǎn)核實(shí)。
用友BIP資產(chǎn)云支持二維碼、RFID和NFC等識(shí)別方式，企業(yè)可以根據(jù)資產(chǎn)類別、所在區(qū)域和管理要求制定盤點(diǎn)計(jì)劃，并設(shè)置相應(yīng)的自動(dòng)盤點(diǎn)規(guī)則。對(duì)于符合規(guī)則的資產(chǎn)，系統(tǒng)可以結(jié)合資產(chǎn)運(yùn)行、點(diǎn)檢、維修和異動(dòng)記錄完成盤點(diǎn)判斷；規(guī)則范圍以外的資產(chǎn)，再由工作人員通過移動(dòng)端掃碼補(bǔ)充核實(shí)。
這種方式的重點(diǎn)不是完全取消人工盤點(diǎn)，而是改變平均分配工作量的方式。系統(tǒng)先利用已有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理可以判斷的部分，現(xiàn)場(chǎng)人員將更多精力放在長(zhǎng)期無記錄、狀態(tài)異常、位置不清或責(zé)任不明的資產(chǎn)上，從而提高盤點(diǎn)工作的針對(duì)性。
移動(dòng)盤點(diǎn)還可以縮短現(xiàn)場(chǎng)記錄與系統(tǒng)匯總之間的時(shí)間。工作人員完成掃碼和狀態(tài)確認(rèn)后，結(jié)果可以直接進(jìn)入系統(tǒng)，避免先在紙質(zhì)清單上記錄，再由專人集中錄入。盤盈、盤虧、位置異常等情況也可以統(tǒng)一匯總，并進(jìn)入后續(xù)處理流程。
資產(chǎn)盤點(diǎn)為什么需要全員參與？
資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)制度和流程，但資產(chǎn)長(zhǎng)期由不同部門和員工實(shí)際使用。使用人往往最了解資產(chǎn)當(dāng)前放在哪里、是否正常使用、是否已經(jīng)轉(zhuǎn)交以及是否需要維修。如果盤點(diǎn)完全依賴少量資產(chǎn)管理人員，現(xiàn)場(chǎng)查找和信息確認(rèn)就會(huì)占用大量時(shí)間，也容易因溝通不及時(shí)造成結(jié)果偏差。
用友BIP資產(chǎn)云支持員工通過移動(dòng)端查看本人名下資產(chǎn)，并發(fā)起領(lǐng)用、借用、續(xù)借、維修和移交等申請(qǐng)。員工還可以自主完成本人資產(chǎn)的盤點(diǎn)，待歸還資產(chǎn)、待盤點(diǎn)資產(chǎn)和待處理業(yè)務(wù)則通過消息中心進(jìn)行提醒。
全員參與并不意味著把管理責(zé)任簡(jiǎn)單轉(zhuǎn)移給員工，而是讓資產(chǎn)使用人進(jìn)入日常管理流程。員工領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移或歸還資產(chǎn)時(shí)及時(shí)辦理業(yè)務(wù)，資產(chǎn)信息就能夠持續(xù)更新；正式盤點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)中的責(zé)任人、位置和使用狀態(tài)也會(huì)更加接近實(shí)際情況。
這使資產(chǎn)盤點(diǎn)從資產(chǎn)管理部門集中組織的一次性任務(wù)，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橘Y產(chǎn)部門制定規(guī)則、使用部門配合執(zhí)行、員工及時(shí)維護(hù)信息的協(xié)同管理機(jī)制。
盤點(diǎn)完成后，如何推動(dòng)賬實(shí)一致？
盤點(diǎn)工作的價(jià)值并不在于生成一份結(jié)果表，而在于發(fā)現(xiàn)問題后能否及時(shí)處理。如果盤盈、盤虧、位置變化和責(zé)任人不一致只停留在盤點(diǎn)報(bào)告中，沒有進(jìn)入調(diào)撥、變更、報(bào)廢或財(cái)務(wù)處理流程，同樣的問題還會(huì)在下一次盤點(diǎn)中重復(fù)出現(xiàn)。
用友BIP資產(chǎn)云能夠?qū)①Y產(chǎn)實(shí)物卡片與固定資產(chǎn)卡片連接起來。資產(chǎn)增加、變動(dòng)、資本化、減少和處置等業(yè)務(wù)，可以與財(cái)務(wù)核算協(xié)同處理；業(yè)務(wù)狀態(tài)發(fā)生變化后，相關(guān)財(cái)務(wù)信息可以同步更新，財(cái)務(wù)處理結(jié)果也能夠反向影響資產(chǎn)狀態(tài)和價(jià)值。
例如，盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)已經(jīng)調(diào)撥到其他部門，但系統(tǒng)位置尚未更新，可以進(jìn)入資產(chǎn)變更或調(diào)撥流程；發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)已經(jīng)無法使用，可以根據(jù)企業(yè)制度進(jìn)入報(bào)廢審批；發(fā)現(xiàn)實(shí)物存在但系統(tǒng)未建檔，則需要進(jìn)一步核實(shí)資產(chǎn)來源和財(cái)務(wù)入賬情況。盤點(diǎn)結(jié)果與業(yè)務(wù)流程連接后，企業(yè)才能逐步減少“實(shí)物已經(jīng)變化，賬面仍未更新”的情況。
因此，賬實(shí)一致不是盤點(diǎn)當(dāng)天形成的靜態(tài)結(jié)果，而是依靠資產(chǎn)建檔、日常異動(dòng)、盤點(diǎn)核驗(yàn)和財(cái)務(wù)協(xié)同持續(xù)維護(hù)的管理狀態(tài)。
AI如何進(jìn)入資產(chǎn)盤點(diǎn)場(chǎng)景？
資產(chǎn)盤點(diǎn)涉及大量信息錄入、資產(chǎn)識(shí)別和狀態(tài)判斷，AI可以在這些重復(fù)性較高的環(huán)節(jié)中提供輔助。用友BIP資產(chǎn)云支持智能歸類、銘牌識(shí)別和智能盤點(diǎn)等應(yīng)用。智能歸類可以輔助降低資產(chǎn)分類錯(cuò)誤，銘牌識(shí)別可以通過拍照提取設(shè)備名稱、型號(hào)和規(guī)格等信息，智能盤點(diǎn)則可以結(jié)合運(yùn)行、點(diǎn)檢、維修和異動(dòng)記錄輔助判斷資產(chǎn)狀態(tài)。
運(yùn)營(yíng)助理還可以幫助用戶查詢閑置資產(chǎn)、設(shè)備運(yùn)行情況、資產(chǎn)管理制度和維修規(guī)程。YonClaw支持員工使用自然語言完成資產(chǎn)查詢、借用、續(xù)借、報(bào)修和轉(zhuǎn)移等高頻操作，減少在復(fù)雜菜單中查找功能和填寫表單的時(shí)間。
AI在資產(chǎn)盤點(diǎn)中的作用主要是提高信息獲取、識(shí)別和判斷效率，不能替代企業(yè)的資產(chǎn)管理規(guī)則。對(duì)于盤虧責(zé)任、報(bào)廢條件、價(jià)值調(diào)整等事項(xiàng)，仍需要按照企業(yè)制度和審批流程進(jìn)行確認(rèn)。
從“盤點(diǎn)資產(chǎn)”走向“持續(xù)管理資產(chǎn)”
智能盤點(diǎn)的價(jià)值，不只是縮短一次盤點(diǎn)所需的時(shí)間，而是推動(dòng)企業(yè)重新建立資產(chǎn)數(shù)據(jù)維護(hù)和業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制。統(tǒng)一資產(chǎn)信息解決“系統(tǒng)中記錄了什么”，移動(dòng)核驗(yàn)解決“現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況如何”，全員參與解決“資產(chǎn)變化是否及時(shí)反饋”，業(yè)財(cái)協(xié)同則解決“實(shí)物狀態(tài)和價(jià)值信息能否保持一致”。
用友BIP資產(chǎn)云通過EAM資產(chǎn)全生命周期管理，將資產(chǎn)建檔、領(lǐng)用、借用、調(diào)撥、盤點(diǎn)、維修、報(bào)廢和處置等業(yè)務(wù)連接起來，并與財(cái)務(wù)核算、移動(dòng)應(yīng)用和AI能力協(xié)同。企業(yè)可以在統(tǒng)一平臺(tái)上掌握資產(chǎn)家底、跟蹤資產(chǎn)變化、發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)異常并推動(dòng)后續(xù)處理。
當(dāng)資產(chǎn)數(shù)據(jù)能夠在日常業(yè)務(wù)中持續(xù)更新，企業(yè)對(duì)集中盤點(diǎn)的依賴就會(huì)逐步降低。盤點(diǎn)也將從周期性的“全面找資產(chǎn)”，轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)判斷、員工日常確認(rèn)和管理人員重點(diǎn)處理異常的連續(xù)管理過程。