對于土地、房產(chǎn)等不動產(chǎn)，企業(yè)僅僅知道“有這項資產(chǎn)”還不夠，還需要把資產(chǎn)本身與對應(yīng)的產(chǎn)權(quán)、權(quán)證、位置、面積、價值以及后續(xù)業(yè)務(wù)變化關(guān)聯(lián)起來。用友BIP資產(chǎn)云將資產(chǎn)權(quán)證檔案納入集團資產(chǎn)管理基礎(chǔ)，并支持將房產(chǎn)、土地對應(yīng)的權(quán)證信息結(jié)構(gòu)化管理，再與資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)狀態(tài)及生命周期業(yè)務(wù)形成聯(lián)系，使不動產(chǎn)管理從一張基礎(chǔ)臺賬延伸到更加完整的資產(chǎn)信息體系。
對于不動產(chǎn)數(shù)量較多的集團企業(yè)，一個常見的管理難點是資產(chǎn)信息和權(quán)證資料分別存在。資產(chǎn)部門維護一張房產(chǎn)或土地臺賬，相關(guān)權(quán)證資料則可能按照項目、單位或其他方式單獨保存。兩邊都能查詢到信息，但如果要確認(rèn)某項資產(chǎn)對應(yīng)什么權(quán)證、當(dāng)前產(chǎn)權(quán)情況如何，往往還需要重新匹配。尤其在集團擁有多個成員單位、資產(chǎn)分布范圍較廣的情況下，僅依賴名稱和地址進行人工對應(yīng)，很難長期保證資產(chǎn)臺賬和權(quán)證檔案始終保持一致。
這也是為什么不動產(chǎn)“盤清家底”不能只統(tǒng)計數(shù)量和面積。用友BIP資產(chǎn)云的SAM資產(chǎn)管理體系在基礎(chǔ)環(huán)節(jié)同時提出存量資產(chǎn)卡片、新增資產(chǎn)建檔、全量資產(chǎn)標(biāo)簽、資產(chǎn)權(quán)證檔案以及賬實相符對照，并通過分類、狀態(tài)、編碼、位置和“三權(quán)”等內(nèi)容建立主數(shù)據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)管理。 對集團來說，家底清楚意味著不僅能夠回答“集團有多少房產(chǎn)和土地”，還需要逐步把每項資產(chǎn)的身份、位置、產(chǎn)權(quán)及相關(guān)檔案放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)體系中。
具體到土地房產(chǎn)場景，用友BIP資產(chǎn)云支持展示房產(chǎn)信息和土地信息，并圍繞“三權(quán)”、價值、結(jié)構(gòu)、面積、位置等內(nèi)容呈現(xiàn)房產(chǎn)全貌；對于房產(chǎn)和土地對應(yīng)的權(quán)證信息，方案明確提出將其結(jié)構(gòu)化在系統(tǒng)中。 相比于只把一份權(quán)證掃描件存入文件夾，結(jié)構(gòu)化管理更強調(diào)權(quán)證信息能夠與具體資產(chǎn)建立對應(yīng)關(guān)系，后續(xù)查詢資產(chǎn)時可以繼續(xù)看到與其相關(guān)的權(quán)證內(nèi)容。至于具體需要維護哪些權(quán)證字段、采用什么信息模板，現(xiàn)有資料并未給出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此仍需要根據(jù)企業(yè)實際情況配置。
這種關(guān)聯(lián)對于集團資產(chǎn)管理的意義，在于減少“資產(chǎn)是一套信息、產(chǎn)權(quán)資料又是另一套信息”的情況。用友BIP資產(chǎn)云支持按照土地房屋類、產(chǎn)權(quán)類、無形資產(chǎn)投資類和設(shè)備設(shè)施類等不同資產(chǎn)類型維護信息，并允許根據(jù)資產(chǎn)類型、屬性、要素和管理場景靈活擴展。資產(chǎn)基礎(chǔ)信息中還包括資產(chǎn)類別、價值、狀態(tài)、產(chǎn)權(quán)情況和位置等內(nèi)容。 對不動產(chǎn)而言，權(quán)證檔案因此不是孤立存在，而可以成為土地房產(chǎn)資產(chǎn)信息的一部分。
權(quán)證和資產(chǎn)建立對應(yīng)關(guān)系之后，管理重點還需要繼續(xù)延伸到資產(chǎn)變化。土地房產(chǎn)并不會因為完成一次建檔就長期保持完全相同的管理狀態(tài)，一項資產(chǎn)在生命周期中還可能發(fā)生信息變動、轉(zhuǎn)讓、盤點、保險及索賠、抵押、評估或處置等業(yè)務(wù)。用友BIP資產(chǎn)云以資產(chǎn)卡片為中心形成動態(tài)跟蹤機制，通過全生命周期業(yè)務(wù)同步履歷并更新狀態(tài)，經(jīng)營性資產(chǎn)場景覆蓋資產(chǎn)初始化、拆分或合并、信息變動、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、資產(chǎn)盤點、保險及索賠、資產(chǎn)抵押和資產(chǎn)評估等業(yè)務(wù)。
這使權(quán)證管理的價值從“把資料保存好”進一步延伸到“讓資料與資產(chǎn)變化保持聯(lián)系”。例如，一項房產(chǎn)發(fā)生資產(chǎn)信息變動，企業(yè)首先需要確保資產(chǎn)卡片中的相關(guān)信息得到維護；如果后續(xù)又發(fā)生抵押、評估或轉(zhuǎn)讓等業(yè)務(wù)，也應(yīng)繼續(xù)沉淀相應(yīng)業(yè)務(wù)履歷。系統(tǒng)能夠提供資產(chǎn)卡片和生命周期業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)，但現(xiàn)有資料并沒有明確說明資產(chǎn)發(fā)生任何變動后，權(quán)證內(nèi)容都會自動同步更新，因此實際的權(quán)證變更仍然應(yīng)按照企業(yè)業(yè)務(wù)流程進行維護，不能把“動態(tài)跟蹤資產(chǎn)狀態(tài)”直接擴大解釋為“自動辦理權(quán)證變更”。
資產(chǎn)抵押也是權(quán)證信息具有管理價值的一個場景。用友BIP資產(chǎn)云將資產(chǎn)抵押納入資產(chǎn)使用及生命周期業(yè)務(wù)，同時將權(quán)證檔案作為盤清資產(chǎn)家底的基礎(chǔ)內(nèi)容。 因此，管理人員查看一項不動產(chǎn)時，可以圍繞統(tǒng)一資產(chǎn)身份繼續(xù)關(guān)注它是否發(fā)生抵押等重要業(yè)務(wù)。對于集團總部來說，這種關(guān)聯(lián)有助于避免資產(chǎn)基礎(chǔ)臺賬只顯示“正常在冊”，而相關(guān)的重要業(yè)務(wù)信息卻分散在其他部門的情況。
不過，現(xiàn)有資料并沒有提供抵押登記機構(gòu)連接、權(quán)證自動核驗或外部不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)查詢等具體能力，所以不能進一步表述為系統(tǒng)可以自動驗證產(chǎn)權(quán)真實性或直接完成抵押登記。用友BIP資產(chǎn)云在這一場景中更明確的能力邊界，是通過資產(chǎn)卡片、權(quán)證檔案及生命周期業(yè)務(wù)，把不同管理信息圍繞同一資產(chǎn)組織起來，為企業(yè)內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)追溯建立基礎(chǔ)。
權(quán)證檔案與資產(chǎn)地圖結(jié)合后，還能讓不動產(chǎn)管理形成更清晰的查詢路徑。用友BIP資產(chǎn)云支持按照全國、省、地市、街區(qū)等層級展示不動產(chǎn)地理位置信息，并逐層查看到單項資產(chǎn)。 管理人員可以先從區(qū)域分布找到某項資產(chǎn)，再進入具體資產(chǎn)信息查看房產(chǎn)或土地的面積、位置、價值、產(chǎn)權(quán)以及相關(guān)權(quán)證情況。這樣，不動產(chǎn)管理不再完全依賴一張長表格，而可以從空間分布、資產(chǎn)卡片和權(quán)證檔案三個層面逐漸定位到具體對象。
這種方式尤其適合集團資產(chǎn)監(jiān)管場景。總部希望了解某一區(qū)域擁有多少不動產(chǎn)時，可以先看資產(chǎn)分布；需要確認(rèn)某處資產(chǎn)具體情況時，再繼續(xù)查看單項資產(chǎn)；如果進一步涉及產(chǎn)權(quán)、抵押、評估或處置，則繼續(xù)進入對應(yīng)的資產(chǎn)信息和生命周期記錄。用友BIP資產(chǎn)云的監(jiān)督與決策層還包括統(tǒng)一臺賬、狀態(tài)管理、資產(chǎn)評價以及資產(chǎn)總體、分類、狀態(tài)等分析，為總部從整體監(jiān)管繼續(xù)進入單項資產(chǎn)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
企業(yè)在整理歷史不動產(chǎn)時，也不一定只有一種數(shù)據(jù)進入方式?，F(xiàn)有方案支持資產(chǎn)信息通過手工錄入、Excel導(dǎo)入和系統(tǒng)對接等方式收集，并經(jīng)過信息審核進入資產(chǎn)管理體系。 對已有大量歷史房產(chǎn)和土地數(shù)據(jù)的企業(yè)而言，重點是先建立統(tǒng)一資產(chǎn)身份，再讓位置、產(chǎn)權(quán)和權(quán)證等信息逐步與具體資產(chǎn)對應(yīng)。至于歷史權(quán)證是否能夠批量識別、掃描件是否能夠自動提取字段，現(xiàn)有資料沒有給出明確能力說明，因此不宜將其描述為標(biāo)準(zhǔn)功能。
權(quán)證信息結(jié)構(gòu)化之后，同樣不能理解為原始權(quán)證文件已經(jīng)失去意義。系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化信息更適合用于查詢、關(guān)聯(lián)和管理，而具體業(yè)務(wù)需要使用什么形式的原始憑證、是否需要保留紙質(zhì)文件或電子原件，并不在現(xiàn)有資料的說明范圍之內(nèi)。數(shù)字化管理的核心，是讓企業(yè)知道“這份權(quán)證對應(yīng)哪項資產(chǎn)”，以及“這項資產(chǎn)當(dāng)前有哪些與產(chǎn)權(quán)相關(guān)的重要信息”，而不是用一條系統(tǒng)記錄替代所有原始憑證管理要求。
對于集團企業(yè)而言，不動產(chǎn)管理真正容易形成風(fēng)險的地方，往往不是完全沒有資料，而是資料之間缺少聯(lián)系：資產(chǎn)名稱能夠查到，權(quán)證卻在另一套檔案里；地圖能找到房產(chǎn)位置，卻不知道對應(yīng)哪張資產(chǎn)卡片；資產(chǎn)發(fā)生抵押或轉(zhuǎn)讓之后，相關(guān)業(yè)務(wù)又形成新的獨立記錄。當(dāng)資產(chǎn)數(shù)量不斷增加，這些信息斷點會逐漸放大，也會增加總部核查和成員單位整理資料的工作量。