企業(yè)建設(shè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，第一步往往是建立資產(chǎn)臺(tái)賬。但把資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并不代表企業(yè)已經(jīng)擁有一套準(zhǔn)確、完整、可用的資產(chǎn)數(shù)據(jù)。
在實(shí)際管理中，同一臺(tái)設(shè)備可能在采購系統(tǒng)中使用物料名稱，在項(xiàng)目資料中使用工程名稱，到了生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，又被員工按照日常習(xí)慣簡(jiǎn)稱。數(shù)據(jù)匯總到資產(chǎn)系統(tǒng)后，同一種設(shè)備可能出現(xiàn)多個(gè)名稱，相似資產(chǎn)也可能被劃入不同類別。隨著資產(chǎn)數(shù)量增加，這些看似細(xì)小的問題會(huì)逐漸影響盤點(diǎn)、調(diào)撥、維修、財(cái)務(wù)核算和經(jīng)營分析。
因此，資產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)不能只關(guān)注系統(tǒng)中有多少條資產(chǎn)記錄，還要關(guān)注每條記錄是否準(zhǔn)確。資產(chǎn)名稱是否統(tǒng)一、分類是否合理、型號(hào)和位置是否完整、實(shí)物信息能否與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)，都會(huì)決定后續(xù)資產(chǎn)管理能否順利開展。
企業(yè)資產(chǎn)的形成來源并不單一。采購到貨、采購入庫、投資項(xiàng)目、材料出庫、資產(chǎn)驗(yàn)收、調(diào)撥入庫、租入和盤盈等業(yè)務(wù)，都可能形成新的資產(chǎn)。相關(guān)信息既可能通過手工錄入和Excel導(dǎo)入進(jìn)入系統(tǒng)，也可能來自采購、項(xiàng)目、庫存等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的連接。
不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)關(guān)注的信息也不相同。采購部門更加關(guān)注物料名稱、供應(yīng)商和到貨數(shù)量，項(xiàng)目部門關(guān)注建設(shè)內(nèi)容和移交范圍，財(cái)務(wù)部門關(guān)注資產(chǎn)原值、折舊和會(huì)計(jì)分類，設(shè)備管理人員則需要了解型號(hào)、位置、運(yùn)行狀態(tài)和技術(shù)參數(shù)。
如果這些數(shù)據(jù)沒有經(jīng)過統(tǒng)一整理便直接形成資產(chǎn)卡片，容易出現(xiàn)重復(fù)建檔、名稱不規(guī)范、類別選擇錯(cuò)誤和關(guān)鍵字段缺失等問題。等到企業(yè)開展盤點(diǎn)、維修或報(bào)表分析時(shí)，再回頭集中清理這些數(shù)據(jù)，往往需要投入更多時(shí)間。
更合理的方式，是把數(shù)據(jù)治理放在資產(chǎn)進(jìn)入系統(tǒng)的起點(diǎn)。資產(chǎn)信息完成采集后，先經(jīng)過識(shí)別、歸類和審核，再正式形成資產(chǎn)卡片，讓數(shù)據(jù)問題盡量在源頭得到處理。
對(duì)于設(shè)備設(shè)施類資產(chǎn)，銘牌是現(xiàn)場(chǎng)信息采集的重要來源。設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格和制造商等內(nèi)容通常記錄在銘牌上。傳統(tǒng)建檔主要依靠工作人員查看銘牌并手工輸入，資產(chǎn)數(shù)量較多時(shí)，容易出現(xiàn)抄寫錯(cuò)誤、漏填字段和名稱不統(tǒng)一。
用友BIP資產(chǎn)云支持通過銘牌拍照、圖像識(shí)別、信息提取和智能寫入，輔助工作人員完成設(shè)備信息采集。
在資產(chǎn)驗(yàn)收或現(xiàn)場(chǎng)清查過程中，工作人員可以拍攝設(shè)備銘牌，由系統(tǒng)識(shí)別其中的信息，并將結(jié)果寫入對(duì)應(yīng)字段。相比完全依賴人工錄入，這種方式能夠減少重復(fù)抄寫，也有助于建立實(shí)物設(shè)備與資產(chǎn)卡片之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
銘牌識(shí)別并不意味著所有設(shè)備都能一次完成準(zhǔn)確建檔。部分銘牌可能存在磨損、反光、遮擋或字段不完整等情況，識(shí)別結(jié)果仍需要工作人員進(jìn)行檢查。對(duì)于設(shè)備名稱、型號(hào)和規(guī)格的寫入方式，企業(yè)也需要結(jié)合自己的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確認(rèn)。
因此，銘牌識(shí)別的價(jià)值主要體現(xiàn)在輔助采集和減少錄入工作。識(shí)別結(jié)果要真正成為可信數(shù)據(jù)，還需要后續(xù)審核。
完成信息采集后，企業(yè)還需要將資產(chǎn)歸入正確類別。用友BIP資產(chǎn)云覆蓋土地房產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施、辦公資產(chǎn)、低值易耗品、無形資產(chǎn)、股權(quán)產(chǎn)權(quán)和特許經(jīng)營權(quán)等不同資產(chǎn)類型。
不同資產(chǎn)對(duì)應(yīng)的管理內(nèi)容存在明顯差異。設(shè)備設(shè)施需要記錄型號(hào)、運(yùn)行狀態(tài)、點(diǎn)巡檢和維修情況；土地房產(chǎn)更加關(guān)注位置、面積和權(quán)屬；辦公資產(chǎn)通常涉及員工領(lǐng)用、借用和移交；無形資產(chǎn)和股權(quán)產(chǎn)權(quán)則具有不同的價(jià)值與權(quán)屬管理要求。
如果資產(chǎn)被歸入錯(cuò)誤類別，系統(tǒng)可能顯示并不適用的信息字段，也可能缺少真正需要管理的內(nèi)容。后續(xù)進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)時(shí)，同類資產(chǎn)分散在多個(gè)分類下，企業(yè)也難以準(zhǔn)確了解資產(chǎn)數(shù)量、價(jià)值和使用情況。
用友BIP資產(chǎn)云提供智能歸類能力，面向資產(chǎn)類型多、人工分類容易出現(xiàn)偏差的情況，根據(jù)現(xiàn)有資產(chǎn)信息進(jìn)行比對(duì)，輔助工作人員選擇相應(yīng)類別?，F(xiàn)有方案也將資產(chǎn)歸類錯(cuò)誤與后續(xù)資產(chǎn)分析不準(zhǔn)確聯(lián)系起來。
智能歸類能夠減少工作人員在復(fù)雜分類目錄中逐層查找的時(shí)間，但不能簡(jiǎn)單理解為完全取消人工判斷。部分資產(chǎn)名稱相近，實(shí)際用途卻不同；還有一些專業(yè)設(shè)備，僅憑名稱和型號(hào)難以準(zhǔn)確判斷類別。此時(shí)仍需要資產(chǎn)管理人員結(jié)合資產(chǎn)用途、使用場(chǎng)景和企業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。
對(duì)于集團(tuán)型企業(yè)，資產(chǎn)分類還涉及統(tǒng)一管理與業(yè)務(wù)差異之間的平衡。各成員單位如果完全按照自己的習(xí)慣建立分類，總部就很難開展匯總統(tǒng)計(jì)和橫向比較；如果集團(tuán)要求所有資產(chǎn)使用完全相同的字段，又可能無法適應(yīng)不同業(yè)務(wù)板塊的管理需求。
用友BIP資產(chǎn)云支持圍繞資產(chǎn)分類、狀態(tài)、編碼、位置和權(quán)屬等內(nèi)容建立主數(shù)據(jù)和管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)允許企業(yè)根據(jù)不同資產(chǎn)類型、屬性和應(yīng)用場(chǎng)景擴(kuò)展相應(yīng)信息。
集團(tuán)可以統(tǒng)一核心分類和編碼口徑，成員單位再根據(jù)具體業(yè)務(wù)補(bǔ)充專業(yè)屬性。例如，集團(tuán)層面統(tǒng)一將某類資產(chǎn)劃入設(shè)備設(shè)施，生產(chǎn)單位則繼續(xù)維護(hù)設(shè)備功率、型號(hào)、安裝位置和技術(shù)參數(shù)。這樣既能支持集團(tuán)統(tǒng)一統(tǒng)計(jì)，也能保留不同類型資產(chǎn)的管理差異。
信息識(shí)別和智能歸類完成后，還需要經(jīng)過審核才能正式建卡。審核人員需要判斷資產(chǎn)是否重復(fù)、分類是否準(zhǔn)確、關(guān)鍵屬性是否完整，以及資產(chǎn)來源能否與采購、項(xiàng)目、庫存或驗(yàn)收業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)。
對(duì)于需要進(jìn)行財(cái)務(wù)核算的資產(chǎn)，還要考慮實(shí)物信息與固定資產(chǎn)卡片是否具備關(guān)聯(lián)條件。如果建檔時(shí)只關(guān)注實(shí)物名稱，沒有核對(duì)財(cái)務(wù)信息，后續(xù)仍可能出現(xiàn)實(shí)物臺(tái)賬和財(cái)務(wù)臺(tái)賬無法對(duì)應(yīng)的問題。
用友BIP資產(chǎn)云支持資產(chǎn)信息收集、導(dǎo)入、分類、狀態(tài)、價(jià)值和信息審核，并將審核結(jié)果用于形成統(tǒng)一的資產(chǎn)庫。
這一環(huán)節(jié)并不是為了增加一道形式上的審批，而是在資產(chǎn)正式進(jìn)入管理體系前完成數(shù)據(jù)校驗(yàn)。因?yàn)橐坏╁e(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)入正式臺(tái)賬，后續(xù)每一次盤點(diǎn)、調(diào)撥、領(lǐng)用和維修，都可能繼續(xù)沿用同一條錯(cuò)誤信息。
對(duì)于已經(jīng)積累多年的存量資產(chǎn)，企業(yè)也不必追求一次性完成所有清理?？梢韵劝凑召Y產(chǎn)重要程度、數(shù)據(jù)完整程度和業(yè)務(wù)影響范圍分批治理。
設(shè)備設(shè)施類資產(chǎn)可以優(yōu)先補(bǔ)充名稱、規(guī)格型號(hào)、安裝位置和銘牌信息；土地房產(chǎn)重點(diǎn)檢查位置、面積和權(quán)屬情況；辦公資產(chǎn)則需要明確使用部門、責(zé)任人和當(dāng)前狀態(tài)。數(shù)據(jù)相對(duì)完整的資產(chǎn)可以先審核入庫，需要現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)的資產(chǎn)再結(jié)合盤點(diǎn)、標(biāo)簽和移動(dòng)采集逐步補(bǔ)充。
資產(chǎn)完成建檔后，數(shù)據(jù)治理也沒有結(jié)束。資產(chǎn)會(huì)在使用過程中發(fā)生領(lǐng)用、借用、調(diào)撥、盤點(diǎn)、維修、閑置、抵押、保險(xiǎn)、報(bào)廢和處置等變化。用友BIP資產(chǎn)云以資產(chǎn)卡片為中心記錄這些全生命周期業(yè)務(wù)，使資產(chǎn)的位置、狀態(tài)、責(zé)任關(guān)系和歷史記錄能夠隨著業(yè)務(wù)辦理持續(xù)更新。
例如，設(shè)備調(diào)撥到新的生產(chǎn)區(qū)域后，資產(chǎn)位置和使用組織需要同步改變；辦公資產(chǎn)移交給其他員工后，責(zé)任人信息需要更新；資產(chǎn)完成處置后，卡片中的狀態(tài)和價(jià)值也需要與實(shí)際處理結(jié)果保持一致。
如果初始建檔信息準(zhǔn)確，但后續(xù)業(yè)務(wù)依然通過線下表格處理，資產(chǎn)卡片仍會(huì)逐漸與現(xiàn)場(chǎng)情況脫節(jié)。真正可持續(xù)的數(shù)據(jù)治理，需要讓每一項(xiàng)日常業(yè)務(wù)都能夠回寫資產(chǎn)臺(tái)賬。
從整體流程來看，企業(yè)資產(chǎn)數(shù)據(jù)治理可以形成一條連續(xù)路徑：多來源采集資產(chǎn)信息，通過銘牌識(shí)別減少手工錄入，利用智能歸類輔助確定資產(chǎn)類別，經(jīng)過信息審核形成資產(chǎn)卡片，再通過日常業(yè)務(wù)持續(xù)更新狀態(tài)。
這套流程看似屬于資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作，實(shí)際會(huì)直接影響企業(yè)后續(xù)管理質(zhì)量。盤點(diǎn)計(jì)劃需要依據(jù)準(zhǔn)確的資產(chǎn)類別、位置和責(zé)任人劃定范圍；設(shè)備維修需要調(diào)用完整的設(shè)備檔案；集團(tuán)統(tǒng)計(jì)和經(jīng)營分析也需要建立在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑上。
用友BIP資產(chǎn)云的存量資產(chǎn)管理體系包括主數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一臺(tái)賬、資產(chǎn)分類分析和資產(chǎn)狀態(tài)分析等能力。 當(dāng)基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確、分類統(tǒng)一且能夠持續(xù)更新時(shí)，企業(yè)才有條件進(jìn)一步開展智能盤點(diǎn)、設(shè)備運(yùn)維、業(yè)財(cái)協(xié)同和資產(chǎn)績(jī)效分析。
資產(chǎn)建檔并不是簡(jiǎn)單地為每項(xiàng)資產(chǎn)生成一個(gè)編號(hào)。真正有效的建檔，需要確認(rèn)資產(chǎn)是什么、來自哪里、屬于什么類別、當(dāng)前在哪里、由誰使用，以及后續(xù)發(fā)生了哪些變化。
銘牌識(shí)別解決的是現(xiàn)場(chǎng)信息采集效率問題，智能歸類解決的是資產(chǎn)分類規(guī)范問題，信息審核解決的是數(shù)據(jù)進(jìn)入正式臺(tái)賬前的質(zhì)量控制問題，資產(chǎn)卡片則負(fù)責(zé)記錄資產(chǎn)后續(xù)的完整履歷。
當(dāng)這些環(huán)節(jié)形成連續(xù)管理，企業(yè)獲得的才不只是一套資產(chǎn)清單，而是一套能夠支持盤點(diǎn)、運(yùn)維、財(cái)務(wù)核算和經(jīng)營決策的可信數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。