企業(yè)要實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)實(shí)物管理與財(cái)務(wù)核算一體化，關(guān)鍵不在于盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后再進(jìn)行人工對(duì)賬，而在于從資產(chǎn)形成開(kāi)始，把采購(gòu)、項(xiàng)目、驗(yàn)收、使用、變動(dòng)、資本化、報(bào)廢和處置等業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)處理連接起來(lái)。用友BIP資產(chǎn)云以資產(chǎn)全生命周期管理（EAM）為基礎(chǔ)，關(guān)聯(lián)資產(chǎn)實(shí)物卡片與固定資產(chǎn)卡片，使業(yè)務(wù)狀態(tài)和資產(chǎn)價(jià)值能夠在同一管理鏈路中持續(xù)更新。
這意味著，企業(yè)資產(chǎn)管理不再是業(yè)務(wù)部門(mén)維護(hù)一套實(shí)物臺(tái)賬、財(cái)務(wù)部門(mén)維護(hù)一套固定資產(chǎn)賬，等到月末、年末或盤(pán)點(diǎn)時(shí)再集中核對(duì)，而是讓每一次資產(chǎn)業(yè)務(wù)都留下完整記錄，并按照相應(yīng)規(guī)則進(jìn)入財(cái)務(wù)處理流程。
為什么資產(chǎn)管理容易出現(xiàn)“實(shí)物一套賬，財(cái)務(wù)一套賬”？
企業(yè)資產(chǎn)往往來(lái)自不同業(yè)務(wù)渠道。生產(chǎn)設(shè)備可能通過(guò)采購(gòu)到貨形成，房產(chǎn)和基礎(chǔ)設(shè)施可能來(lái)自投資項(xiàng)目或工程移交，部分資產(chǎn)可能由材料出庫(kù)、調(diào)撥入庫(kù)、租入或盤(pán)盈形成。資產(chǎn)投入使用后，還會(huì)發(fā)生領(lǐng)用、借用、調(diào)撥、維修、租賃、抵押、報(bào)廢和處置等變化。
在分散管理模式下，采購(gòu)、項(xiàng)目、庫(kù)存、資產(chǎn)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)各自記錄一部分信息。業(yè)務(wù)部門(mén)更加關(guān)注資產(chǎn)在哪里、由誰(shuí)使用、是否正常運(yùn)行；財(cái)務(wù)部門(mén)則關(guān)注資產(chǎn)原值、資本化、折舊、減少和處置。由于兩類(lèi)數(shù)據(jù)的形成時(shí)間、管理口徑和更新流程不同，實(shí)物狀態(tài)與財(cái)務(wù)價(jià)值容易逐漸脫節(jié)。
例如，設(shè)備已經(jīng)調(diào)撥到新的使用部門(mén)，但資產(chǎn)位置和責(zé)任信息沒(méi)有同步更新；工程項(xiàng)目已經(jīng)形成可使用資產(chǎn)，但項(xiàng)目數(shù)據(jù)尚未順利轉(zhuǎn)入資產(chǎn)建檔；資產(chǎn)完成實(shí)物處置后，處置信息沒(méi)有及時(shí)進(jìn)入財(cái)務(wù)減少流程。問(wèn)題通常不只是某一張表填錯(cuò)，而是業(yè)務(wù)發(fā)生、資產(chǎn)更新和財(cái)務(wù)處理之間缺少連續(xù)連接。
企業(yè)資產(chǎn)管理正在由“重財(cái)輕管”或“重管輕財(cái)”轉(zhuǎn)向“重財(cái)重管”。這要求企業(yè)既要準(zhǔn)確管理資產(chǎn)價(jià)值，也要持續(xù)掌握資產(chǎn)的真實(shí)位置、使用狀態(tài)、運(yùn)行情況和業(yè)務(wù)變化。
業(yè)財(cái)融合不是把兩張卡片簡(jiǎn)單放在一起
資產(chǎn)實(shí)物卡片和固定資產(chǎn)卡片關(guān)注的內(nèi)容并不完全相同。
資產(chǎn)實(shí)物卡片主要記錄資產(chǎn)的業(yè)務(wù)狀態(tài)，包括領(lǐng)用、借用、調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)、維修、租賃、抵押、報(bào)廢和處置等事項(xiàng)；固定資產(chǎn)卡片則連接固定資產(chǎn)變動(dòng)、資本化和資產(chǎn)減少等財(cái)務(wù)處理。用友BIP資產(chǎn)云將兩類(lèi)卡片關(guān)聯(lián)起來(lái)，使資產(chǎn)實(shí)物管理與資產(chǎn)價(jià)值管理既保持各自的業(yè)務(wù)重點(diǎn)，又能夠在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)相互協(xié)同。
因此，業(yè)財(cái)融合并不是要求業(yè)務(wù)人員直接完成全部財(cái)務(wù)核算，也不是由財(cái)務(wù)部門(mén)代替資產(chǎn)管理部門(mén)維護(hù)實(shí)物信息。更合理的方式是明確業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)各自的職責(zé)，再通過(guò)統(tǒng)一資產(chǎn)對(duì)象、流程和數(shù)據(jù)關(guān)系建立連接。
業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)確認(rèn)資產(chǎn)是否形成、如何使用、是否發(fā)生變動(dòng)以及實(shí)物處置是否完成；財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)結(jié)果進(jìn)行資本化、價(jià)值調(diào)整、資產(chǎn)減少和賬務(wù)處理。業(yè)務(wù)結(jié)果進(jìn)入財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)處理結(jié)果再更新資產(chǎn)的價(jià)值和狀態(tài)，從而形成雙向協(xié)同。
從資產(chǎn)形成開(kāi)始，避免后續(xù)反復(fù)補(bǔ)錄
業(yè)財(cái)融合的第一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是解決資產(chǎn)從哪里來(lái)、如何進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)的問(wèn)題。
用友BIP資產(chǎn)云可以連接投資管理、項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理和資產(chǎn)驗(yàn)收等業(yè)務(wù)。采購(gòu)到貨、采購(gòu)入庫(kù)、投資項(xiàng)目、材料出庫(kù)、調(diào)撥入庫(kù)、資產(chǎn)驗(yàn)收以及租入、盤(pán)盈等業(yè)務(wù)，都可以成為資產(chǎn)建檔的來(lái)源。
資產(chǎn)來(lái)源得到連接后，采購(gòu)訂單、項(xiàng)目資料、規(guī)格型號(hào)、價(jià)值信息和驗(yàn)收結(jié)果可以沿業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)入資產(chǎn)檔案，減少資產(chǎn)形成后再由管理人員重新收集和錄入資料的工作。對(duì)于企業(yè)已有的歷史資產(chǎn)，也可以通過(guò)手工錄入、Excel導(dǎo)入和系統(tǒng)對(duì)接等方式補(bǔ)充信息。
這一過(guò)程不僅影響建檔效率，也會(huì)直接影響后續(xù)財(cái)務(wù)處理。如果資產(chǎn)來(lái)源不清，財(cái)務(wù)人員就難以判斷價(jià)值依據(jù)；如果項(xiàng)目、采購(gòu)和驗(yàn)收數(shù)據(jù)不能連接，資產(chǎn)管理人員也很難準(zhǔn)確還原資產(chǎn)形成過(guò)程。
因此，真正的業(yè)財(cái)融合需要從資產(chǎn)前期業(yè)務(wù)開(kāi)始，而不是等固定資產(chǎn)卡片建立完成后，再考慮如何與實(shí)物管理系統(tǒng)對(duì)接。
一張資產(chǎn)卡片，持續(xù)記錄業(yè)務(wù)變化
資產(chǎn)建檔只是資產(chǎn)生命周期的起點(diǎn)。投入使用后，資產(chǎn)的責(zé)任人、使用部門(mén)、存放位置、運(yùn)行狀態(tài)和用途都可能發(fā)生變化。
用友BIP資產(chǎn)云以資產(chǎn)卡片為中心，記錄資產(chǎn)領(lǐng)用、借用、變動(dòng)、閑置、調(diào)撥、盤(pán)點(diǎn)、保險(xiǎn)及索賠、抵押、報(bào)廢和處置等業(yè)務(wù)，使企業(yè)能夠動(dòng)態(tài)跟蹤資產(chǎn)狀態(tài)。
例如，一項(xiàng)設(shè)備從總部調(diào)撥到下屬單位后，系統(tǒng)需要記錄原使用部門(mén)、新使用部門(mén)、位置和責(zé)任主體變化；一項(xiàng)資產(chǎn)完成技術(shù)改造后，可能同時(shí)涉及實(shí)物狀態(tài)變化和資本化處理；一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)性資產(chǎn)完成出租后，還需要連接合同、費(fèi)用和收款信息。
這些業(yè)務(wù)不能只作為獨(dú)立流程存在，而應(yīng)持續(xù)匯集到具體資產(chǎn)上。管理人員查詢(xún)資產(chǎn)卡片時(shí)，可以看到資產(chǎn)當(dāng)前狀態(tài)和歷史變化；財(cái)務(wù)人員也能根據(jù)業(yè)務(wù)記錄判斷是否需要進(jìn)行價(jià)值調(diào)整。
資產(chǎn)卡片由此不只是“資產(chǎn)信息登記表”，而是連接業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)價(jià)值的共同數(shù)據(jù)載體。
盤(pán)點(diǎn)不是終點(diǎn)，異常處理才是賬實(shí)一致的關(guān)鍵
不少企業(yè)把資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)視為解決賬實(shí)不一致的主要方式，但盤(pán)點(diǎn)只能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，無(wú)法自動(dòng)完成問(wèn)題整改。
用友BIP資產(chǎn)云支持二維碼、RFID、NFC、自動(dòng)盤(pán)點(diǎn)規(guī)則和移動(dòng)盤(pán)點(diǎn)。企業(yè)可以先確定盤(pán)點(diǎn)范圍及要求，利用運(yùn)行、點(diǎn)檢、維修和異動(dòng)記錄對(duì)符合規(guī)則的資產(chǎn)進(jìn)行判斷，規(guī)則之外的資產(chǎn)再由現(xiàn)場(chǎng)人員通過(guò)移動(dòng)端核實(shí)。自動(dòng)盤(pán)點(diǎn)與移動(dòng)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果統(tǒng)一匯總后，可以形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。
更重要的是，盤(pán)盈、盤(pán)虧、位置變化和責(zé)任人不一致等異常，需要進(jìn)入相應(yīng)的后續(xù)流程。位置和責(zé)任信息不準(zhǔn)確，需要辦理資產(chǎn)變更或調(diào)撥；實(shí)物存在但沒(méi)有資產(chǎn)卡片，需要核實(shí)來(lái)源并補(bǔ)充建檔；資產(chǎn)已經(jīng)無(wú)法繼續(xù)使用，則需要根據(jù)制度進(jìn)入報(bào)廢或處置流程。
只有盤(pán)點(diǎn)結(jié)果能夠推動(dòng)資產(chǎn)卡片和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)同步調(diào)整，盤(pán)點(diǎn)才真正服務(wù)于賬實(shí)一致。否則，企業(yè)可能每次盤(pán)點(diǎn)都發(fā)現(xiàn)相似問(wèn)題，卻始終無(wú)法解決造成差異的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)更新機(jī)制。
資產(chǎn)處置如何實(shí)現(xiàn)實(shí)物與賬務(wù)同步？
資產(chǎn)處置是業(yè)財(cái)融合中最容易出現(xiàn)信息斷點(diǎn)的環(huán)節(jié)之一，因?yàn)樗瑫r(shí)涉及處置計(jì)劃、資產(chǎn)評(píng)估、審批決策、實(shí)物交割、收益記錄、財(cái)務(wù)處理和卡片更新。
用友BIP資產(chǎn)云支持將閑置管理、處置計(jì)劃、資產(chǎn)評(píng)估、處置申請(qǐng)、處置決策、實(shí)物處置、賬務(wù)處理和卡片更新連接起來(lái)。針對(duì)在賬資產(chǎn)形成處置計(jì)劃后，企業(yè)可以按照制度完成決策審批，再根據(jù)處置方式進(jìn)行實(shí)物交割，并在系統(tǒng)中記錄處置收益、交廢重量等信息及相關(guān)附件。
實(shí)物處置信息可以同步到財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)開(kāi)展賬務(wù)處理。財(cái)務(wù)完成資產(chǎn)減少后，結(jié)果再用于更新資產(chǎn)狀態(tài)和價(jià)值信息，使業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)形成完整閉環(huán)。
這種流程可以避免資產(chǎn)實(shí)物已經(jīng)離開(kāi)企業(yè)，但系統(tǒng)狀態(tài)仍顯示在用，或者財(cái)務(wù)已完成減少，資產(chǎn)管理系統(tǒng)卻仍保留原有價(jià)值和使用狀態(tài)的情況。與此同時(shí)，評(píng)估材料、審批過(guò)程、實(shí)物交割和財(cái)務(wù)結(jié)果都可以圍繞同一資產(chǎn)持續(xù)記錄，為后續(xù)查詢(xún)和追溯提供依據(jù)。
不同資產(chǎn)類(lèi)別，為什么不能使用完全相同的管理方式？
企業(yè)資產(chǎn)不僅包括生產(chǎn)設(shè)備和辦公用品，還可能包括土地房產(chǎn)、低值易耗品、無(wú)形資產(chǎn)、股權(quán)產(chǎn)權(quán)和特許經(jīng)營(yíng)權(quán)。不同資產(chǎn)在信息屬性、使用方式、價(jià)值變化和財(cái)務(wù)處理方面存在明顯差異。
設(shè)備設(shè)施更加關(guān)注規(guī)格型號(hào)、安裝位置、運(yùn)行狀態(tài)、維修和備件；土地房產(chǎn)更加關(guān)注權(quán)屬、面積、地理位置和經(jīng)營(yíng)情況；無(wú)形資產(chǎn)則需要記錄權(quán)利內(nèi)容、有效期限和價(jià)值信息。如果企業(yè)只建立一套固定字段和統(tǒng)一流程，很難滿(mǎn)足不同資產(chǎn)的管理需求。
用友BIP資產(chǎn)云支持根據(jù)資產(chǎn)類(lèi)型、屬性、管理要素和業(yè)務(wù)場(chǎng)景擴(kuò)展相應(yīng)信息，同時(shí)在統(tǒng)一資產(chǎn)庫(kù)中動(dòng)態(tài)更新資產(chǎn)價(jià)值、狀態(tài)、產(chǎn)權(quán)情況和位置。
這樣既能夠保持集團(tuán)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，也能夠適應(yīng)不同資產(chǎn)類(lèi)別的管理差異，為業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)采用一致的資產(chǎn)對(duì)象提供基礎(chǔ)。
AI和移動(dòng)化如何降低業(yè)財(cái)協(xié)同的操作成本？
資產(chǎn)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，不僅取決于系統(tǒng)架構(gòu)，也取決于日常業(yè)務(wù)能否及時(shí)辦理。員工領(lǐng)用、借用、報(bào)修和轉(zhuǎn)移資產(chǎn)后，如果操作入口復(fù)雜或信息填寫(xiě)困難，資產(chǎn)狀態(tài)就可能無(wú)法及時(shí)更新。
用友BIP資產(chǎn)云支持智能歸類(lèi)、銘牌識(shí)別和智能盤(pán)點(diǎn)。智能歸類(lèi)可以輔助減少資產(chǎn)分類(lèi)錯(cuò)誤；銘牌識(shí)別可以通過(guò)拍照提取設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)和規(guī)格等信息；智能盤(pán)點(diǎn)可以結(jié)合運(yùn)行、點(diǎn)檢、維修和異動(dòng)記錄完成規(guī)則判斷，再由移動(dòng)端補(bǔ)充核實(shí)。
YonClaw支持員工辦理資產(chǎn)查詢(xún)、借用、續(xù)借、報(bào)修和轉(zhuǎn)移等高頻業(yè)務(wù)。運(yùn)營(yíng)助理可以用于查詢(xún)閑置資產(chǎn)、設(shè)備運(yùn)行情況和管理制度，維修助理則支持設(shè)備信息、故障歷史和文檔資料查詢(xún)，以及自然語(yǔ)言故障提報(bào)和維修輔助。
這些能力并不會(huì)替代企業(yè)的財(cái)務(wù)制度和審批要求，其作用是降低信息采集和業(yè)務(wù)辦理門(mén)檻，讓資產(chǎn)變化更及時(shí)地進(jìn)入系統(tǒng)?；A(chǔ)數(shù)據(jù)越完整、業(yè)務(wù)記錄越連續(xù)，后續(xù)財(cái)務(wù)核算和資產(chǎn)分析就越有可靠依據(jù)。
業(yè)財(cái)融合最終解決的，不只是對(duì)賬問(wèn)題
資產(chǎn)實(shí)物管理與財(cái)務(wù)核算打通后，企業(yè)獲得的不只是兩套數(shù)據(jù)更加一致，還能夠建立更加連續(xù)的資產(chǎn)管理機(jī)制。
管理者可以從資產(chǎn)來(lái)源追溯到采購(gòu)、項(xiàng)目和驗(yàn)收過(guò)程，也可以從當(dāng)前資產(chǎn)狀態(tài)查看領(lǐng)用、調(diào)撥、維修和盤(pán)點(diǎn)記錄；資產(chǎn)完成資本化、價(jià)值調(diào)整或處置后，實(shí)物信息與財(cái)務(wù)結(jié)果能夠相互銜接。資產(chǎn)數(shù)據(jù)不再分散在業(yè)務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的不同報(bào)表中，而是圍繞同一資產(chǎn)持續(xù)積累。
用友BIP資產(chǎn)云整體方案以數(shù)智化基礎(chǔ)設(shè)施為底座，連接智能財(cái)務(wù)與數(shù)智供應(yīng)鏈，并形成EAM資產(chǎn)全生命周期管理、SAM存量資產(chǎn)盤(pán)活、PHM預(yù)測(cè)性維護(hù)和APM資產(chǎn)績(jī)效分析四項(xiàng)核心能力。
其中，EAM負(fù)責(zé)連接資產(chǎn)形成、使用、運(yùn)維、經(jīng)營(yíng)和處置過(guò)程，財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理資產(chǎn)價(jià)值，供應(yīng)鏈和項(xiàng)目業(yè)務(wù)提供資產(chǎn)來(lái)源，SAM、PHM和APM則進(jìn)一步利用統(tǒng)一數(shù)據(jù)開(kāi)展存量盤(pán)活、設(shè)備狀態(tài)管理和績(jī)效分析。
當(dāng)實(shí)物、價(jià)值、運(yùn)行和經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)能夠圍繞同一資產(chǎn)連接，企業(yè)才有條件進(jìn)一步判斷資產(chǎn)是否得到有效利用、維護(hù)投入是否合理，以及繼續(xù)持有、改造、共享還是退出哪種選擇更符合經(jīng)營(yíng)需要。