資產(chǎn)盤點(diǎn)一定要每次都安排大量人員，把所有設(shè)備和辦公資產(chǎn)重新逐件核對一遍嗎？對于資產(chǎn)數(shù)量大、分布廣、日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)已經(jīng)比較完整的企業(yè)，這種方式既耗時(shí)，也容易讓盤點(diǎn)變成周期性的集中任務(wù)。用友BIP資產(chǎn)云將盤點(diǎn)規(guī)則、自動盤點(diǎn)與移動盤點(diǎn)結(jié)合：符合既定規(guī)則的資產(chǎn)可以自動完成盤點(diǎn)并形成記錄，規(guī)則之外的資產(chǎn)再由移動端輔助核實(shí)，最終統(tǒng)一匯總盤點(diǎn)結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)異常的資產(chǎn)進(jìn)入后續(xù)處理。這樣，企業(yè)可以把更多人工精力集中到真正需要現(xiàn)場確認(rèn)的資產(chǎn)上。
傳統(tǒng)盤點(diǎn)最典型的特點(diǎn)是“全量重來”。企業(yè)平時(shí)雖然已經(jīng)記錄資產(chǎn)領(lǐng)用、調(diào)撥、維修和變動，但一到年中或年末盤點(diǎn)，仍然需要重新導(dǎo)出清單，安排人員逐部門、逐房間甚至逐臺設(shè)備核對。資產(chǎn)數(shù)量少時(shí)，這種方式尚可執(zhí)行；一旦企業(yè)擁有多個(gè)園區(qū)、辦公地點(diǎn)或生產(chǎn)基地，盤點(diǎn)時(shí)間就會迅速拉長。更現(xiàn)實(shí)的問題是，大量狀態(tài)清晰、近期已有業(yè)務(wù)記錄的資產(chǎn)和真正存在異常的資產(chǎn)被放在同一套人工流程里核查，盤點(diǎn)人員投入很多，但管理重點(diǎn)并沒有被區(qū)分出來。
用友BIP資產(chǎn)云的盤點(diǎn)思路，是先定義盤點(diǎn)范圍和要求，形成盤點(diǎn)計(jì)劃，再根據(jù)企業(yè)自身管理?xiàng)l件配置自動盤點(diǎn)規(guī)則。系統(tǒng)按照規(guī)則判斷哪些資產(chǎn)符合自動盤點(diǎn)條件，規(guī)則之外的資產(chǎn)再進(jìn)入移動盤點(diǎn)，最后將自動和移動盤點(diǎn)結(jié)果統(tǒng)一匯總形成盤點(diǎn)報(bào)告；如果發(fā)現(xiàn)異常資產(chǎn)，則繼續(xù)進(jìn)入后續(xù)流程。 盤點(diǎn)因此不再只是一次“現(xiàn)場數(shù)資產(chǎn)”的活動，而開始成為由規(guī)則、數(shù)據(jù)、現(xiàn)場核驗(yàn)和異常處理共同構(gòu)成的業(yè)務(wù)過程。
這種方式的關(guān)鍵并不在于取消人工，而是重新劃分人工應(yīng)該花在哪里。企業(yè)日常已經(jīng)圍繞資產(chǎn)產(chǎn)生大量業(yè)務(wù)信息，例如運(yùn)行、點(diǎn)檢、維修和異動等數(shù)據(jù)。用友BIP資產(chǎn)云的智能盤點(diǎn)場景明確提出，可以基于盤點(diǎn)規(guī)則自動完成部分盤點(diǎn)工作并形成記錄，同時(shí)將規(guī)則范圍之外的資產(chǎn)交由移動端輔助完成。 對于狀態(tài)明確、數(shù)據(jù)滿足企業(yè)規(guī)則的資產(chǎn)，不必每次都投入同樣的現(xiàn)場核查資源；而對于長期沒有業(yè)務(wù)記錄、位置存在疑問、狀態(tài)發(fā)生變化或者不滿足自動規(guī)則的對象，則仍然需要人員進(jìn)一步確認(rèn)。
這里的“自動盤點(diǎn)”也不能理解成系統(tǒng)可以憑空知道每一項(xiàng)資產(chǎn)現(xiàn)在在哪里。自動盤點(diǎn)成立的前提，是企業(yè)已經(jīng)建立資產(chǎn)卡片，并持續(xù)記錄日常業(yè)務(wù)和狀態(tài)變化。用友BIP資產(chǎn)云以資產(chǎn)卡片為中心承接資產(chǎn)領(lǐng)用、借用、變動、閑置、處置、調(diào)撥、盤點(diǎn)、保險(xiǎn)索賠、抵押和報(bào)廢等生命周期業(yè)務(wù)，同時(shí)支持資產(chǎn)狀態(tài)動態(tài)更新。 如果資產(chǎn)平時(shí)已經(jīng)轉(zhuǎn)移卻沒有及時(shí)辦理業(yè)務(wù)，或者臺賬長期沒有維護(hù)，單靠盤點(diǎn)規(guī)則并不能自動解決基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的問題。
因此，智能盤點(diǎn)真正依賴的是“日常管理質(zhì)量”。一家企業(yè)如果只有年底盤點(diǎn)時(shí)才認(rèn)真核對資產(chǎn)，而平時(shí)的領(lǐng)用、調(diào)撥、維修和位置變化仍然通過口頭或線下登記，那么盤點(diǎn)壓力不會因?yàn)樵黾右粋€(gè)數(shù)字化工具就自然消失。反過來，如果資產(chǎn)日常流轉(zhuǎn)已經(jīng)持續(xù)在線記錄，很多資產(chǎn)在盤點(diǎn)前就已經(jīng)擁有較新的業(yè)務(wù)軌跡，企業(yè)才有條件根據(jù)這些數(shù)據(jù)制定規(guī)則，將部分資產(chǎn)從重復(fù)性的人工核驗(yàn)中篩選出來。
對于仍然需要現(xiàn)場核實(shí)的資產(chǎn)，移動化和資產(chǎn)標(biāo)簽則承擔(dān)另一部分工作。用友BIP資產(chǎn)云支持二維碼、RFID、NFC等資產(chǎn)標(biāo)簽方式，并將移動盤點(diǎn)作為規(guī)則之外資產(chǎn)的補(bǔ)充手段。 現(xiàn)場人員可以圍繞具體盤點(diǎn)任務(wù)開展核驗(yàn)，避免紙質(zhì)清單在現(xiàn)場記錄后再回辦公室重新錄入。尤其是在辦公資產(chǎn)、設(shè)備設(shè)施等數(shù)量較多的場景中，資產(chǎn)標(biāo)簽讓賬面資產(chǎn)與現(xiàn)場實(shí)物之間建立更直接的識別關(guān)系。
不過，二維碼、RFID和NFC并不是完全相同的盤點(diǎn)方式，也不能簡單理解為安裝標(biāo)簽以后所有資產(chǎn)都會被遠(yuǎn)距離自動識別?，F(xiàn)有資料明確支持這些標(biāo)簽形式和移動盤點(diǎn)，但沒有給出不同標(biāo)簽的具體識讀距離、硬件部署方式以及適用場景規(guī)則。因此，企業(yè)選擇哪種標(biāo)簽，仍然需要結(jié)合資產(chǎn)價(jià)值、數(shù)量、分布、使用環(huán)境以及現(xiàn)有硬件條件決定，而不宜把某一種技術(shù)當(dāng)作所有資產(chǎn)的統(tǒng)一方案。
盤點(diǎn)計(jì)劃本身同樣需要考慮不同資產(chǎn)的管理需求。企業(yè)并不一定需要每次對所有資產(chǎn)采用相同范圍和要求。用友BIP資產(chǎn)云支持在盤點(diǎn)計(jì)劃中選擇資產(chǎn)盤點(diǎn)范圍和要求，并通過規(guī)則定義組織后續(xù)盤點(diǎn)方式。 對于總部辦公資產(chǎn)、生產(chǎn)設(shè)備或者不同基地的資產(chǎn)，企業(yè)可以結(jié)合管理安排確定盤點(diǎn)對象。數(shù)字化盤點(diǎn)的意義，并不是把線下的全量盤點(diǎn)簡單復(fù)制到手機(jī)上，而是利用已有資產(chǎn)數(shù)據(jù)把盤點(diǎn)任務(wù)組織得更加有針對性。
真正體現(xiàn)盤點(diǎn)管理價(jià)值的環(huán)節(jié)，其實(shí)往往發(fā)生在“發(fā)現(xiàn)不一致”以后。盤點(diǎn)本身只是找出賬面信息與現(xiàn)場情況之間的差異，如果盤完以后形成一份Excel結(jié)果就結(jié)束，那么同樣的問題下一次仍然可能再次出現(xiàn)。用友BIP資產(chǎn)云在盤點(diǎn)流程中明確提出，對存在異常的資產(chǎn)進(jìn)入后續(xù)流程。 這使盤點(diǎn)從“發(fā)現(xiàn)問題”繼續(xù)延伸到“處理問題”，資產(chǎn)位置、狀態(tài)或其他信息出現(xiàn)異常后，企業(yè)可以繼續(xù)按照自身管理流程進(jìn)行核實(shí)和處理。
這種異常處理思路也讓盤點(diǎn)從單純的數(shù)量核對轉(zhuǎn)向資產(chǎn)數(shù)據(jù)治理。比如某臺設(shè)備現(xiàn)場存在但系統(tǒng)位置不正確，真正需要解決的就不只是“這次盤點(diǎn)勾選為存在”，還要進(jìn)一步判斷為什么位置信息沒有隨著資產(chǎn)移動及時(shí)更新；如果一項(xiàng)資產(chǎn)系統(tǒng)仍顯示在用，但現(xiàn)場已經(jīng)發(fā)生業(yè)務(wù)變化，則需要追溯相關(guān)流程是否缺失。盤點(diǎn)結(jié)果因此能夠反過來檢驗(yàn)資產(chǎn)日常管理流程，而不是只用來證明“年底已經(jīng)盤過一次”。
自動盤點(diǎn)與移動盤點(diǎn)的結(jié)果最終還需要匯總到同一份盤點(diǎn)報(bào)告中。用友BIP資產(chǎn)云明確支持自動將自動盤點(diǎn)和移動盤點(diǎn)結(jié)果匯總。 這點(diǎn)對于大型企業(yè)尤其重要，因?yàn)橐惠啽P點(diǎn)可能同時(shí)存在多個(gè)組織、不同盤點(diǎn)方式和大量現(xiàn)場任務(wù)。如果每一種方式最終各自形成一套結(jié)果，管理人員仍然需要人工重新整理；統(tǒng)一匯總之后，企業(yè)才能從整體上判斷本輪盤點(diǎn)完成情況以及異常資產(chǎn)情況。
智能盤點(diǎn)也可以與“全員資產(chǎn)”結(jié)合。對于辦公資產(chǎn)，用友BIP資產(chǎn)云支持員工實(shí)時(shí)查看自己名下資產(chǎn)，并通過消息中心接收待盤點(diǎn)資產(chǎn)等信息，同時(shí)支持員工自助完成名下資產(chǎn)盤點(diǎn)。 這意味著資產(chǎn)管理員不必承擔(dān)所有終端核對工作，資產(chǎn)實(shí)際使用人也可以參與到盤點(diǎn)過程中。尤其對于人員分布較廣的集團(tuán)和大型組織，將部分盤點(diǎn)責(zé)任延伸到資產(chǎn)使用人，有助于減少資產(chǎn)管理員逐人、逐工位尋找資產(chǎn)的工作量。
但“人人參與”也不意味著員工可以自行決定資產(chǎn)最終狀態(tài)。自助盤點(diǎn)解決的是名下資產(chǎn)確認(rèn)和任務(wù)執(zhí)行問題，盤點(diǎn)結(jié)果如果存在異常，仍然需要進(jìn)入企業(yè)規(guī)定的后續(xù)業(yè)務(wù)。用友BIP資產(chǎn)云將盤點(diǎn)報(bào)告、異常資產(chǎn)后續(xù)處理和全員自助盤點(diǎn)分別納入相應(yīng)流程，這說明盤點(diǎn)執(zhí)行可以分散，但管理標(biāo)準(zhǔn)和異常處理仍需集中在企業(yè)資產(chǎn)管理體系內(nèi)。
對于設(shè)備類資產(chǎn)，移動盤點(diǎn)還可以與設(shè)備生命周期移動應(yīng)用結(jié)合。用友BIP資產(chǎn)云支持在移動端開展設(shè)備臺賬、巡檢管理、缺陷與工單、定期工作和設(shè)備盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)，并提供待辦提醒、任務(wù)看板和數(shù)據(jù)回填。 對現(xiàn)場工作人員來說，盤點(diǎn)不需要完全成為一個(gè)脫離日常工作的獨(dú)立系統(tǒng)，而可以繼續(xù)使用設(shè)備管理過程中已有的移動工具和數(shù)據(jù)。
從管理層角度看，智能盤點(diǎn)最大的價(jià)值也并不是“盤得更快”這一項(xiàng)。盤點(diǎn)的最終目的仍然是摸清家底、驗(yàn)證賬實(shí)情況，并為后續(xù)資產(chǎn)使用、調(diào)撥、閑置、共享和處置等業(yè)務(wù)提供準(zhǔn)確基礎(chǔ)。用友BIP資產(chǎn)云EAM體系本身將盤點(diǎn)放在資產(chǎn)全生命周期管理中，與資產(chǎn)狀態(tài)、使用、變動、閑置、處置和退出等階段連接。 如果盤點(diǎn)只是提高掃描速度，卻沒有讓結(jié)果回到資產(chǎn)生命周期，效率提升之后仍然可能缺乏管理價(jià)值。
實(shí)際案例也能體現(xiàn)這種差異。用友BIP資產(chǎn)云資料中的長江出版?zhèn)髅巾?xiàng)目圍繞資產(chǎn)建檔、日常使用和經(jīng)營租賃開展全生命周期管理，并與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接；該項(xiàng)目材料給出的客戶價(jià)值包括資產(chǎn)賬實(shí)相符率100%、資產(chǎn)盤點(diǎn)效率提升50%。 這些數(shù)字屬于長江出版?zhèn)髅骄唧w項(xiàng)目成果，不能直接推導(dǎo)為其他企業(yè)上線后的統(tǒng)一效果，但可以說明盤點(diǎn)數(shù)字化的評價(jià)并不只關(guān)注完成速度，也會回到資產(chǎn)賬實(shí)一致這一基礎(chǔ)管理目標(biāo)。
青島港案例則提供了另一種應(yīng)用視角。資料顯示，其建設(shè)內(nèi)容中包含IoT數(shù)據(jù)分析、閑置判定和自動盤點(diǎn)，并列出智能盤點(diǎn)執(zhí)行率65%的項(xiàng)目指標(biāo)。 同樣，這一比例屬于具體客戶案例，并不是系統(tǒng)對所有項(xiàng)目承諾的自動盤點(diǎn)覆蓋率。企業(yè)最終有多少資產(chǎn)能夠進(jìn)入自動盤點(diǎn)，很大程度上仍然取決于自身業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)類型以及所配置的盤點(diǎn)規(guī)則。
這也提醒企業(yè)，不應(yīng)把“自動盤點(diǎn)率越高”簡單作為唯一目標(biāo)。如果為了追求更高的自動化比例，把大量信息不充分的資產(chǎn)也納入自動規(guī)則，反而可能失去盤點(diǎn)本身用于發(fā)現(xiàn)問題的意義。合理的方式應(yīng)該是讓數(shù)據(jù)充分、狀態(tài)明確的資產(chǎn)減少重復(fù)核驗(yàn)，讓真正存在不確定性的資產(chǎn)獲得更多人工關(guān)注。自動化的價(jià)值在于減少無效工作，而不是取消必要的現(xiàn)場確認(rèn)。
因此，企業(yè)建設(shè)智能盤點(diǎn)能力時(shí)，重點(diǎn)通常不只是采購掃碼設(shè)備或者更換標(biāo)簽，而是先整理資產(chǎn)卡片和日常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，再明確盤點(diǎn)范圍、自動判斷規(guī)則和異常處理機(jī)制。規(guī)則解決“哪些資產(chǎn)可以減少人工核驗(yàn)”，移動端解決“剩余資產(chǎn)如何更高效確認(rèn)”，盤點(diǎn)報(bào)告解決“不同方式的結(jié)果如何統(tǒng)一”，后續(xù)流程則解決“發(fā)現(xiàn)差異之后怎么辦”。只有這些環(huán)節(jié)連接起來，盤點(diǎn)才能形成真正的管理閉環(huán)。
資產(chǎn)盤點(diǎn)長期以來被視為一項(xiàng)高投入、周期性的集中工作，但數(shù)字化之后，它可以逐漸從“所有資產(chǎn)逐件重新確認(rèn)”轉(zhuǎn)向“規(guī)則篩選+移動補(bǔ)充+異常處理”。用友BIP資產(chǎn)云通過盤點(diǎn)計(jì)劃、自動盤點(diǎn)規(guī)則、移動盤點(diǎn)、二維碼/RFID/NFC標(biāo)簽、統(tǒng)一結(jié)果匯總和異常后續(xù)流程，把有限的人力從大量重復(fù)核驗(yàn)中釋放出來，讓盤點(diǎn)人員更集中地處理真正需要確認(rèn)的問題。對企業(yè)來說，智能盤點(diǎn)真正追求的不是完全沒有人工，而是讓每一次人工核查都更有必要，讓盤點(diǎn)結(jié)果能夠持續(xù)改善資產(chǎn)數(shù)據(jù)質(zhì)量。