設(shè)備維修需要外部服務(wù)商參與時，企業(yè)面對的并不只是“找一家單位來修”的問題。維修需求從業(yè)務(wù)部門提出以后，還可能涉及采購需求、詢價、招投標(biāo)、競拍、定標(biāo)以及后續(xù)維修合同。如果這些環(huán)節(jié)長期依靠線下溝通，設(shè)備部門掌握維修背景，采購部門掌握尋源過程，最終形成的采購結(jié)果又要重新交回維修部門，業(yè)務(wù)很容易被切成幾段。用友BIP資產(chǎn)云支持委外維修申請生成采購需求，并根據(jù)尋源配置和尋源流程進入采購尋源，讓設(shè)備維修需求能夠進一步銜接企業(yè)采購體系。
委外維修首先需要明確“為什么要采購這項維修服務(wù)”。用友BIP資產(chǎn)云支持根據(jù)維修計劃、維修申請、維修工單和故障記錄發(fā)起委外維修申請。這些業(yè)務(wù)來源分別對應(yīng)不同維修場景：有些需求來自計劃安排，有些來自臨時維修申請，有些已經(jīng)進入工單執(zhí)行階段，還有一些直接由設(shè)備故障觸發(fā)。委外申請因此并不是脫離設(shè)備業(yè)務(wù)單獨建立，而是承接已有維修任務(wù)，再根據(jù)實際需要進入外部服務(wù)采購。
當(dāng)委外維修申請進一步生成采購需求后，業(yè)務(wù)開始從資產(chǎn)維修管理延伸到采購管理。當(dāng)前能力中明確關(guān)聯(lián)了采購云、采購任務(wù)、尋源中心、采購需求和尋源流程。對企業(yè)來說，這意味著維修部門負責(zé)明確具體維修需求，采購體系則繼續(xù)承接外部服務(wù)的尋源過程。兩類業(yè)務(wù)各自保留專業(yè)分工，但不需要把維修需求重新轉(zhuǎn)換成與原業(yè)務(wù)毫無關(guān)系的一條采購記錄。
進入尋源階段以后，用友BIP資產(chǎn)云支持依據(jù)尋源配置和尋源流程形成不同類型的尋源結(jié)果，包括詢價定標(biāo)單、招投標(biāo)定標(biāo)單和競拍定標(biāo)單。這使委外維修采購不再只能采用單一方式。企業(yè)面對不同維修任務(wù)，可以按照自身采購制度和尋源配置選擇相應(yīng)流程，再由采購環(huán)節(jié)形成正式定標(biāo)結(jié)果。
這三類尋源方式也體現(xiàn)出委外維修服務(wù)采購的差異性。一次標(biāo)準化程度較高的維修服務(wù)，與一項技術(shù)復(fù)雜、金額較大或供應(yīng)商選擇要求更高的維修任務(wù)，并不一定適合采用完全相同的采購方式。系統(tǒng)能夠承接詢價、招投標(biāo)和競拍等不同尋源結(jié)果，但現(xiàn)有能力并沒有給出“哪一種維修必須采用哪一種尋源方式”的固定規(guī)則。因此，系統(tǒng)提供的是業(yè)務(wù)流程能力，具體尋源方式仍應(yīng)由企業(yè)結(jié)合采購制度、任務(wù)特點和內(nèi)部配置確定。
采購尋源結(jié)束以后，定標(biāo)結(jié)果還能繼續(xù)進入維修合同。用友BIP資產(chǎn)云支持由定標(biāo)單生成維修合同，同時維修合同支持電子簽署，并適配數(shù)智合同。這樣，詢價、招投標(biāo)或競拍得到的結(jié)果就不會停留在采購環(huán)節(jié)。定標(biāo)以后可以繼續(xù)建立維修合同，使服務(wù)商確定、合同形成和后續(xù)維修執(zhí)行之間保持業(yè)務(wù)連續(xù)性。
維修合同進一步承擔(dān)委外維修執(zhí)行的銜接作用。系統(tǒng)支持總價合同、單價合同以及單價數(shù)量合同三種維修合同類型，并支持生成關(guān)聯(lián)合同的委外維修工單。 對設(shè)備部門而言，采購尋源確定的是外部服務(wù)關(guān)系，合同進一步明確業(yè)務(wù)承載方式，而真正進入現(xiàn)場維修時仍可以通過維修工單組織執(zhí)行。這樣，從采購結(jié)果到現(xiàn)場維修就有了明確的承接對象。
委外工單執(zhí)行完成以后，業(yè)務(wù)還可以繼續(xù)進入驗收和結(jié)算。用友BIP資產(chǎn)云支持委外維修工單驗收，根據(jù)維修合同發(fā)起結(jié)算，并可以參照維修工單作為結(jié)算依據(jù)；合同結(jié)算支持按照付款計劃和按照數(shù)量兩種方式，維修過程中形成的獎勵和處罰也可以在合同結(jié)算時一起處理。因此，采購尋源并不是委外維修流程的終點，而是連接外部服務(wù)商選擇與后續(xù)維修執(zhí)行的重要環(huán)節(jié)。
從整體架構(gòu)看，委外維修采購尋源同時涉及資產(chǎn)云中的故障記錄、計劃管理、維修維護管理、委外維修管理和工單管理，也連接財務(wù)云中的應(yīng)付管理、應(yīng)付事務(wù)，以及采購側(cè)的采購需求和尋源中心。這種跨業(yè)務(wù)連接的價值在于，讓維修部門不必只管設(shè)備、采購部門也不必只看到一條抽象采購需求，而是讓外部維修服務(wù)能夠沿著真實設(shè)備業(yè)務(wù)持續(xù)向后流轉(zhuǎn)。
對于企業(yè)而言，委外維修采購真正需要解決的并不是簡單增加一個“詢價”功能，而是讓維修需求能夠進入規(guī)范采購流程，再把采購結(jié)果帶回維修執(zhí)行。用友BIP資產(chǎn)云通過“委外維修申請—采購需求—尋源流程—定標(biāo)結(jié)果—維修合同—委外工單”這一業(yè)務(wù)關(guān)系，將設(shè)備維修與采購尋源連接起來。 這樣，企業(yè)既能夠保留維修業(yè)務(wù)原本的設(shè)備和任務(wù)背景，又能通過詢價、招投標(biāo)或競拍等采購方式規(guī)范外部服務(wù)尋源，讓委外維修從“臨時找服務(wù)商”逐步轉(zhuǎn)向有業(yè)務(wù)來源、有采購過程、有后續(xù)執(zhí)行承接的管理方式。