設備出現(xiàn)故障以后，并不是所有維修任務都能由企業(yè)內(nèi)部完成。遇到專業(yè)設備維修、外部技術服務或需要引入服務商的場景時，維修部門往往要把維修需求交給采購部門，再通過詢價、招投標等方式確定服務商。如果維修和采購長期使用兩套獨立流程，就容易出現(xiàn)維修部門重復說明需求、采購部門重新錄入信息、定標結果與后續(xù)維修合同脫節(jié)等問題。用友BIP資產(chǎn)云將委外維修與采購尋源連接起來，支持委外維修申請生成采購需求，并根據(jù)尋源配置和尋源流程形成詢價、招投標或競拍等定標結果，再由定標結果繼續(xù)生成維修合同。
委外維修采購尋源的起點，首先是一個明確的維修業(yè)務需求。用友BIP資產(chǎn)云支持根據(jù)維修計劃、維修申請、維修工單和故障記錄發(fā)起委外維修申請。 這意味著需要外部服務商參與的維修任務，并不一定只能從采購端重新建立需求。計劃性維修可以從維修計劃進入，臨時維修可以由維修申請承接，已經(jīng)形成工單的任務以及設備故障記錄也可以繼續(xù)轉入委外維修流程。這樣，采購尋源面對的是具體維修業(yè)務，而不是脫離設備和故障背景的一條孤立采購需求。
委外維修申請形成以后，可以進一步生成采購需求，進入采購尋源環(huán)節(jié)。當前能力明確關聯(lián)采購云、采購任務、尋源中心、采購需求和尋源流程。 從業(yè)務關系看，資產(chǎn)管理負責明確“哪臺設備需要什么維修服務”，采購尋源則繼續(xù)解決“這項外部服務如何組織采購”。維修需求因此能夠沿著業(yè)務鏈路進入采購，而不需要讓維修人員和采購人員分別維護兩份完全獨立的信息。
進入尋源階段后，用友BIP資產(chǎn)云支持根據(jù)尋源配置和尋源流程，形成詢價定標單、招投標定標單或競拍定標單。 不同維修任務的采購方式可能不同。標準化程度較高、市場供應相對充分的維修服務，可以采用適合企業(yè)制度的尋源方式；金額、復雜程度或業(yè)務要求不同的任務，也可能采用其他尋源流程。系統(tǒng)提供了多種尋源結果承接形式，但現(xiàn)有能力信息并沒有規(guī)定什么類型的維修必須對應哪一種采購方式，因此具體選擇仍需要按照企業(yè)采購制度和尋源配置執(zhí)行。
尋源真正有價值的地方，不只是找到服務商，而是讓采購結果繼續(xù)進入維修業(yè)務。用友BIP資產(chǎn)云支持由定標單生成維修合同，同時維修合同支持電子簽署，并適配數(shù)智合同。 這樣，從維修需求進入采購尋源后，定標結果并不會停留在采購環(huán)節(jié)，而能夠繼續(xù)轉化成后續(xù)維修業(yè)務需要使用的合同對象。對于企業(yè)來說，維修部門關注的設備和任務、采購部門形成的尋源結果以及合同管理之間，由此能夠形成更連續(xù)的業(yè)務關系。
維修合同本身也支持不同業(yè)務形式。用友BIP資產(chǎn)云支持總價合同、單價合同以及單價數(shù)量合同三種維修合同類型，并支持生成關聯(lián)合同的委外維修工單。 這意味著服務商確定以后，企業(yè)還可以根據(jù)維修服務本身的計價特點選擇相應合同方式。后續(xù)現(xiàn)場維修不需要脫離合同重新建立另一條執(zhí)行鏈路，而可以由合同繼續(xù)關聯(lián)委外維修工單，使采購結果真正進入維修現(xiàn)場執(zhí)行。
工單完成以后，委外維修還可以繼續(xù)進入驗收和結算。用友BIP資產(chǎn)云支持委外維修工單驗收，并支持根據(jù)維修合同發(fā)起結算，結算時可以參照維修工單作為依據(jù)；結算方式包括按照付款計劃結算和按照數(shù)量結算，維修過程中記錄的獎勵和處罰也可以在合同結算時一并處理。 因此，采購尋源并不是一段孤立的前置流程，而可以繼續(xù)連接“維修合同—維修工單—工單驗收—合同結算”。
從系統(tǒng)關系來看，這套流程還橫跨了資產(chǎn)云、采購云和財務相關業(yè)務。委外維修采購尋源場景中同時出現(xiàn)資產(chǎn)云的運行管理、故障記錄、計劃管理、維修維護管理、委外維修管理和工單管理，以及采購側的采購需求、采購任務、尋源中心，同時還關聯(lián)應付管理、應付事務和維修合同結算。 這使委外維修不再只是設備部門內(nèi)部的一項維修操作，而可以與企業(yè)采購和后續(xù)財務處理形成更完整的業(yè)務鏈條。
這種方式尤其適合維修服務采購較多的企業(yè)。過去，一次設備故障可能先在維修系統(tǒng)形成記錄，再通過郵件或線下表格通知采購，采購完成詢價或招標后，再由維修部門重新建立合同和工單。每跨一個部門，信息就可能被重新整理一次?，F(xiàn)在，維修計劃、申請、工單或故障記錄都可以成為委外維修的業(yè)務來源，委外申請繼續(xù)生成采購需求，尋源結果再承接維修合同和后續(xù)工單，從而減少不同業(yè)務階段之間反復轉換對象的情況。
需要注意的是，采購尋源進入系統(tǒng)，并不意味著系統(tǒng)會自動替企業(yè)選擇“最優(yōu)服務商”?，F(xiàn)有能力可以確認支持采購需求、尋源流程以及詢價、招投標、競拍等定標結果，但并沒有給出統(tǒng)一的服務商評分標準、自動中標算法或固定選擇規(guī)則。服務商如何評價、采用哪一種尋源方式、審批權限怎樣設置，仍應由企業(yè)根據(jù)自身采購制度配置。系統(tǒng)解決的重點，是把維修需求、采購尋源結果和后續(xù)維修合同連接起來，而不是替代企業(yè)的采購決策。
對于委外維修而言，真正需要打通的并不是一個單獨的采購動作，而是從設備維修需求到外部服務落地的完整過程。用友BIP資產(chǎn)云把維修計劃、維修申請、維修工單和故障記錄接入委外維修申請，再將委外申請轉為采購需求，通過詢價、招投標或競拍等尋源方式形成定標結果，并繼續(xù)生成維修合同、委外工單，進入驗收和結算。 這樣，企業(yè)采購的不再只是一個抽象的“維修服務”，而是一項能夠與具體設備、具體維修任務和后續(xù)執(zhí)行過程持續(xù)關聯(lián)的外部維修業(yè)務。